Per creare un appuntamento bisogna semplicemente cliccare sul giorno e l’ora prescelti e compilare il pop-up che appare inserendo il nome dell’evento.
A questo punto l’evento verrà visualizzato sul calendario come una barra colorata. E’ possibile trascinare questo evento ovunque sul calendario per modificare il giorno e l’ora.
Cliccando sulla barra dell’evento è possibile anche modificare i dettagli. Per fare questo si aprirà una pagina dedicata da cui è possibile variare diverse cose. Anche in questo caso ci limiteremo agli aspetti più basilari. Guardando l’immagine sottostante notiamo che possiamo modificare il nome dell’evento e il giorno e l’ora in cui è fissato. Scendendo più in basso nelle opzioni possiamo inserire il luogo dell’evento, il calendario di riferimento e una descrizione a piacere. Possiamo anche allegare dei documenti come ad esempio, in questo caso, il menu in pdf del ristorante.
Una delle funzioni più belle ed utili del Calendar sono i promemoria. Possiamo aggiungerne di tre tipi: email, sms (per questo bisogna impostare il proprio numero di telefono nelle opzioni) e pop-up direttamente sulla vista generale del calendario. Per ogni promemoria possiamo stabilire quanto tempo prima deve essere notificato rispetto all’orario dell’evento. E’ possibile aggiungere promemoria diversi e duplicati per ogni evento.
Nella parte destra della finestra di configurazione si possono gestire gli invitati. Ad ogni invitato verrà recapitato l’invito e i promemoria relativi all’evento. Naturalmente la completezza dell’esperienza di condivisione delle funzioni del calendario può variare da contatto a contatto. Per esempio se invitiamo un amico che ha un indirizzo di posta elettronica diverso da Gmail egli riceverà solo le email di invito e promemoria. Mentre un amico che è iscritto a Gmail potrà avere accesso a tutte le funzioni relative all’evento ma, ad esempio, per ricevere promemoria via sms dovrà avere impostato il suo telefono nelle impostazioni del suo calendario.
Come ho detto all’inizio e più volte nel corso di questo articolo, le funzioni del Calendar di Google sono molte e sicuramente ci torneremo in futuro per approfondire aspetti legati ad un uso anche professionale del calendario.
Già con l’utilizzo di base illustrato in questo articolo però il Calendar si rivela uno strumento potente ed utile nella vita di tutti i giorni di qualunque persona.
Alla prossima!
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