Con la nostra prima guida cercheremo di introdurre questo servizio, elencando e descrivendone le principali peculiarità.
Incominciamo subito a dire che Gmail è un servizio che dà il meglio di sè utilizzato attraverso interfaccia web e non tramite client offline. Naturalmente è possibile gestire la posta tramite POP o IMAP da un client come Outlook, Thunderbird o altri, ma facendo così si perdono praticamente quasi tutti i vantaggi e le innovazioni di questo servizio.
Vediamo di seguito quali sono i principali punti di Gmail.
1. Protezione dallo SPAM
Questa è una delle caratteristiche più amate e conosciute di Gmail, nonché uno dei motivi principali per cui gli utenti scelgono questo servizio.
Di seguito potete vedere un grafico, pubblicato da Google, che mostra l'efficacia della protezione dallo SPAM.
La curva rossa mostra il volume in percentuale di messaggi spam in entrata nelle caselle Gmail. La curva blu invece mostra il volume di messaggi spam dichiarati dagli utenti, ovvero la percentuale di messaggi che Gmail non è stata capace autonomamente di identificare come spam.
Gmail riesce ad ottenere queste notevoli prestazioni attraverso alcune funzioni come, per esempio, algoritmi di apprendimento tramite inferenza bayesiana, riconoscimento delle immagini tramite tecnica OCR, protocolli di autenticazione multipli, e altri ancora.
2. Ricerca alla velocità di Google
Ognuno di noi ed in particolare chi utilizza la posta elettronica per motivi professionali, si è trovato nella necessità di cercare un particolare messaggio email. Sappiamo bene come, con i client di posta tradizionali, questa operazione è tutt'altro che banale sia per quanto riguarda il tempo di risposta del motore di ricerca che per la qualità dei risultati. All'aumentare poi del volume dei messaggi sia in termine numerico che di peso generale, la ricerca diventa davvero un'esperienza poco piacevole.
La ricerca in Gmail invece funziona esattamente allo stesso modo della ricerca in Google. Immettendo le parole chiave nel campo di ricerca avremo dei risultati nel giro di pochi secondi o addirittura decimi di secondi. E' inoltre possibile raffinare la ricerca tramite l'uso degli operatori avanzati come per esempio from:jacopo per trovare tutti i messaggi provenienti dal mittente jacopo.
Rimandiamo ad un futuro approfondimento l'uso degli operatori per la ricerca.
3. I Messaggi diventano Conversazioni
Normalmente, i sistemi di posta elettronica trattano le email come singoli messaggi. Quindi una volta inviato un messaggio a uno o più destinatari, tutti i messaggi successivi che si generano dallo scambio di email, sono archiviati singolarmente -generalmente per data- e svincolati da qualsiasi contesto.
Gmail invece utilizza un approccio per cui i messaggi che appartengono ad una certa catena discorsiva, e che sono accomunati quindi da uno stesso oggetto, vengono trasformati in una conversazione.
Nella pratica, un messaggio che identifica una conversazione viene mostrato nel pannello principale di Gmail con un numero tra parentesi di fianco ai nomi dei partecipanti (abbreviati o tagliati se necessario).
Aprendo il messaggio si vedranno tutte le email appartenenti a quella conversazione impilate una sull'altra come una pila virtuale di documenti.
4. Visualizzazione per conversazione.
I messaggi all'interno di una conversazione, vengono mostrati minimizzati, con l'ultimo messaggio ricevuto o inviato visualizzato completamente espanso. Cliccando in un punto qualsiasi dei messaggi minimizzati all'interno della conversazione, il messaggio si espande ed è possibile leggerlo per intero. Cliccando nuovamente il messaggio collassa rientrando nella pila.
Come si può immaginare questo metodo di gestione delle email è molto comodo per un utente privato ma diventa una vera "manna dal cielo" per gli utenti di tipo professionale. La visualizzazione per conversazione infatti permette di risparmiare moltissimo tempo, che in ambito aziendale viene spesso perso per cercare letteralmente le email e ricostruire delle discussioni o scambi di informazioni.
5. Chat integrata nel pannello
Gmail integra direttamente nel pannello il box di chat Gtalk.
E' quindi possibile possibile comunicare con i propri contatti dotati di account Gmail direttamente tramite chat testuale oppure tramite conversazione audio o video.
Questa integrazione rende particolarmente comoda la gestione delle relazioni in ambito aziendale e professionale in quanto (grazie anche al supporto di altri prodotti Google direttamente accessibili dal pannello) è possibile chattare o conversare in audio o video conferenza consultando email ordinate per conversazioni.
6. Gestione in mobilità
Google ha reso disponibile client di Gmail per una vasta gamma di dispositivi mobili quali smartphone e tablet.
Di seguito potete vedere il quadro sinottico dei client ad oggi disponibili.
A differenza dei client desktop di terze parti come Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird, i client per dispositivi mobili di Google integrano molte delle funzioni presenti sulla versione browser come ad esempio la ricerca, le etichette e i contrassegni, le archiviazioni, spostamenti e disattivazioni, la visualizzazione per conversazione, e molte altre ancora.
7. Molto spazio di archiviazione
L'idea di base di Gmail è che l'utente debba organizzare il proprio spazio attraverso strumenti intelligenti quali le etichette e i filtri, piuttosto che dover cancellare o archiviare le email ricevute.
Per questo motivo il servizio offre uno spazio gratuito in continua espansione. Attualmente l'utente ha a disposizione circa 7.5 Gb ad uso gratuito ed in lento ma continuo aumento. Basta pensare che alla sua nascita lo spazio offerto da Gmail era di circa 2 Gb!
Ad ogni modo l'utente professionale, o chiunque ne senta la necessità, può acquistare spazio addizionale a prezzi molto convenienti.
8. Organizzazione efficace della posta
Organizzare e gestire i messaggi in arrivo è una cosa molto importante, vitale se si pensa ad un uso di tipo professionale.
Gmail mette a disposizione diversi ed efficaci strumenti per ottenere il massimo dalla gestione della propria posta.
Al posto delle cartelle, Gmail utilizza il concetto delle etichette. Le etichette possono anche essere molteplici e nidificate (per esempio: CommessaX > Disegni > Costruttivi).
Tramite le etichette, trovare una certa classe di conversazioni è un gioco da ragazzi, dato che basta cliccare sull'etichetta corrispondente visibile sul lato sinistro del pannello della posta.
I filtri sono un altro potente strumento di gestione in Gmail.
Grazie ai filtri è possibile assegnare azioni automatiche a classi di messaggio avente in comune l'indirizzo del mittente, certe parole nel testo, un destinatario e così via. Tra le azioni automatiche che si possono compiere ricordiamo l'inoltro automatico ad uno o più destinatari, l'assegnazione di un'etichetta, l'eliminazione, ecc...
In ultimo è possibile contrassegnare visivamente i messaggi con stelle ed altre icone per un accesso veloce alle conversazioni.
9. Posta Prioritaria
Questa è una delle macro funzioni più recenti -e ad oggi ancora in beta- di Gmail.
Posta prioritaria è un sistema ad apprendimento che permette di separare automaticamente i messaggi importanti dal resto della posta.
Il sistema si basa sul concetto che non tutti i messaggi hanno la medesima importanza. Attivando questa opzione, il sistema inizierà ad apprendere quale tipologia di messaggi è per voi più importante. Ad esempio messaggi che vi vengono inviati da un utente con il quale interagite spesso o che sono indirizzati esplicitamente a voi. Questi messaggi vengono posti più in alto, nella sezione posta prioritaria, in modo da assegnare loro maggior rilevanza.
Il resto dei messaggi verrà inserito nella sezione della normale posta in arrivo poco più sotto.
Il video seguente spiega questo innovativo sistema.
10. Sicurezza a regola d'arte
Così come tutti i servizi di Google, anche Gmail vanta una cura particolare dell'aspetto della sicurezza.
Oltre all'architettura standard del sistema, Gmail offre all'utente la possibilità di usufruire di connessioni criptate ed autenticate tramite protocollo HTTPS.
Abilitare questo tipo di implementazione sicura è molto semplice e fattibile attraverso una semplice spunta dal pannello delle opzioni nella sezione Connessione browser.
Potremmo dilungarci a lungo sulle molte funzionalità che rendono Gmail un servizio differente dagli altri, parlando ad esempio della personalizzazione, di account multipli e molte altre cose ancora, ma per il momento crediamo che basti.
Arrivederci quindi alla prossima guida!
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