Dopo aver intervistato la Prof. Catarci dell'Università La Sapienza di Roma, continuiamo la nostra carrellata sulla transizione di istituzioni, enti pubblici e aziende a Google Apps, con il Comune di Ferrara.
Abbiamo quindi sottoposto una serie di domande all'Ing. Fabio De Luigi, Responsabile del Sistema Informativo Territoriale, che si è occupato di gestire la transizione alla nuova piattaforma.
Vediamo quindi quale è stata l'esperienza del Comune in questo ambito.
1. Quali sono state le motivazioni che hanno portato alla decisione di adottare Google Apps? Ci parli un po’ dei vantaggi rispetto alla piattaforma che è stata sostituita.
La piattaforma precedente era da sostituire sia come hardware che come licenze software e questo avrebbe presentato costi elevati. Saremmo comunque rimasti con un sistema gestito in casa all’interno del Comune, situazione che non garantisce la necessaria affidabilità di un servizio ormai fondamentale come la posta elettronica (es. continuità in caso di guasto nei festivi, necessità di sorveglianza continua, necessità sempre crescenti di memoria)
2. Qual è stato l’iter burocratico decisionale? Ci sono stati attriti per arrivare alla decisione?
Non ci sono stati particolari attriti nel top management. Abbiamo valutato anche altre soluzioni sempre in cloud, ma alla fine Google ci è parsa quella che garantiva il miglior rapporto costi/benefici. Fatta la scelta è stata fatta una gara tra i rivenditori del servizio, come al solito.
3. Qual è stato l’iter tecnico? Il deployment è stato fatto da un team interno al Comune o da un’azienda specifica? Qual è stato il supporto da parte di Google?
Google non esiste in quanto soggetto operativo, la gara è stata vinta da un rivenditore di Firenze che ha lavorato qui per alcuni giorni a studiare la situazione e a fare formazione specialistica, poi un team interno ha gestito (in collaborazione con loro) tutta la transizione.
4. Quali sono state le problematiche principali da risolvere?
Dal punto di vista tecnico il tema dei browser installati sui client, che talvolta hanno prestazioni diverse rispetto all’ambiente Google. Inoltre un grande sforzo è stato fatto nel riorganizzare il sistema della posta elettronica, razionalizzando tutte le utenze, i gruppi di utenze e i gruppi di gruppi. Questo su una realtà cresciuta in 10 anni fino a 1300 utenti non è stato semplice.
5. Qual è stata la reazione dei dipendenti comunali all’introduzione di questo nuovo sistema?
Per gestire la transizione è stato costruito un momento formativo di circa 2 ore per ognuno dei 1300 dipendenti (abbiamo affittato un cinema) e abbiamo attivato per l’occasione la rete dei referenti informatici che, ove presente, ha dato un ottimo supporto.
Il personale si è diviso secondo due modelli di accettazione: uno entusiasta, che ha iniziato da subito a mostrare una grande autonomia e a lanciare proposte nell’uso delle app, l’altro modello legato al personale più anziano o meno interessato ha mostrato un minimo di disagio. Va detto che dopo due giorni dalla transizione non ricevevamo più richieste di assistenza e a oggi la cosa è del tutto consolidata.
6. Al momento siete soddisfatti di Google Apps? Consigliereste ad altri Enti pubblici di adottare questa soluzione?
Siamo soddisfatti, la scommessa ora è attivare le app non-mail, come documenti, agende, etc...
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