Abbiamo voluto investigare di più sulle motivazioni che hanno portato l'ateneo romano a fare questo tipo di scelta.
Per questo motivo abbiamo contattato la Professoressa Tiziana Catarci, Prorettore per le Infrastrutture e le Tecnologie del Dipartimento di Ingegneria Informatica, Automatica e Gestionale "A. Ruberti", e l'abbiamo invitata a rispondere ad alcune domande relative a questo passaggio di piattaforma.
La Professoressa Catarci ha gestito personalmente tutto l'iter che ha portato l'università a scegliere la piattaforma di Google per tutti i suoi studenti e per il corpo didattico.
Vi lasciamo dunque all'intervista.
1. Quali sono state le motivazioni che hanno portato alla decisione di adottare Google Apps? Ci parli un po’ dei vantaggi rispetto alla piattaforma che è stata sostituita.
La Sapienza utilizzava una piattaforma open source per la posta elettronica acceduta da
circa 70.000 studenti. L’ambiente tecnologico non permetteva di erogare servizi avanzati di
collaborazione come richiesto dagli studenti.
La Sapienza ha indetto una gara a titolo gratuito invitando i maggiori players sul mercato
(Microsoft, Google,Telecom,Wind,Yahoo,etc.). Nel capitolato sono stati inseriti un set di parametri
di servizio indispensabili e un set di servizi opzionali che si traducevano in un punteggio utile per
l’aggiudicazione.
L’adozione di Google Apps comporta vantaggi tangibili sia per gli studenti che per
l’amministrazione. Gli studenti utilizzano ambienti e modalità di interazione a loro familiare, e sono al contempo parte di una community Sapienza, in cui condividere servizi dedicati quali:
- Google Calendar: gli utenti possono organizzare i propri impegni nonché condividere eventi e calendari con altri.
- Google Talk: gli utenti possono chiamare o inviare gratuitamente messaggi immediati ai propri contatti, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo nel mondo.
- Google Documenti: per condividere documenti, fogli di lavoro e presentazioni. Lo studente può collaborare in tempo reale con il suo gruppo di studio o con i suoi compagni di corso, nonché pubblicare i documenti e renderli disponibili a tutti.
- Google Sites: per condividere in gruppo i documenti, i contenuti web e tutte le altre informazioni in un unico luogo, su un unico sito.
- Google Video for education: è una soluzione per l'hosting e la condivisione di video che consente alle università e ad altre organizzazioni di usare i video come mezzo efficace per la comunicazione e la collaborazione interne.
servizio precedente, nonché del tempo dedicato dai sistemisti per la gestione della piattaforma.
2. Qual è stato l’iter burocratico decisionale? Ci sono stati attriti per arrivare alla decisione?
L’iter burocratico è stato quello normale per un’operazione di questa portata e ha visto
una collaborazione tra le diverse Aree dell’Amministrazioe, ognuna coinvolta per le proprie
competenze. In particolare l’area contratti, l’area tecnologica e l’area legale
Il processo decisionale non ha prodotto attriti. Nei diversi passaggi istituzionali, dopo l’illustrazione
del percorso, c’è sempre stato il consenso e la consapevolezza di andare verso la soluzione migliore
per la tipologia di servizio di cui si voleva dotare gli studenti.
3. Qual’è stato l’iter tecnico? Il deployment è stato fatto da un team interno all’università o da un’azienda specifica? Qual è stato il supporto da parte di Google?
Si sono identificati i referenti tecnici interni (InfoSapienza) interessati per le parti di competenza
sistemistica e di rete. Questi referenti, insieme al responsabile del progetto, hanno predisposto
un piano operativo con la società partner segnalata da Google: Scube Newmedia. Il personale
Sapienza ha predisposto l’ambiente hardware e le configurazioni di rete necessari mentre il partner
di Google ha implementato i servizi. Nel piano si è previsto di gestire il Login degli utenti su 2
server bilanciati per garantire l’alta affidabilità, di effettuare una sincronizzazione giornaliera
verso i server Google di tutti gli utenti aventi diritto alla casella di posta, di garantire la completa
migrazione di tutte le mail ricevute tramite la piattaforma precedente per gli studenti attivi.
4. Quali sono state le problematiche principali da risolvere?
Non ci sono state particolari problematiche, solo tecnicità indotte dalla soluzione implementata
che prevedeva particolari configurazioni della piattaforma (richieste da Sapienza).
In particolare, l’autenticazione degli utenti avviene sui server LDAP di Sapienza ed è stata
sviluppata una pagina di autenticazione personalizzata. Inserendo le credenziali corrette si ottiene
il reindirizzamento presso la server farm di Google, che riconosce l’utente come appartenente al
dominio studenti.uniroma1.it.
Un server virtuale gestisce un'applicazione ad hoc che giornalmente scandisce l’albero LDAP di
sapienza per profilare sui server Google i nuovi utenti controllandone l’effettiva validità.
La migrazione delle mail ricevute dagli studenti nella piattaforma precedente, ha richiesto
un’analisi approfondita per gestire al meglio e velocemente le modalità operative di trasferimento.
Le mail da trasferire sono state suddivise per utente in diversi file. Su tre server virtuali, è stata
installata l’applicazione di migrazione che in parallelo processava i file. Questo ha permesso di
terminare il trasferimento in una settimana circa.
5. Qual è stata la reazione degli studenti e dei professori all’introduzione di questo nuovo sistema?
La reazione degli studenti è stata senz’altro positiva, direi quasi naturale: gli strumenti forniti
sono parte del loro patrimonio di comunicazione e questa tecnologia offre una delle più innovative
piattaforme di collaborazione.
I professori, con un attimo di riflessione in più, hanno comunque individuato nel nuovo canale
di comunicazione la possibilità di offrire un ottimo supporto alla didattica e anche di costruire in
maniera dinamica un rapporto diretto con i discenti del proprio corso. Molti docenti richiedono di
estendere il servizio offerto dalla piattaforma anche al personale dell’Università.
6. Al momento siete soddisfatti di Google Apps? Consigliereste ad altre università ed istituti scolastici di adottare questa soluzione?
Al momento hanno acceduto al servizio 18.000 studenti. Sono stati creati 70 gruppi di lavoro e
sono stati condivisi 500 documenti. Al momento è ancora presto per dichiararci completamente soddisfatti
anche se le email che ci pervengono dagli studenti, le richieste di collaborazione da parte di altre
Università, e le richieste dei nostri Dipartimenti, fanno ipotizzare che l’obiettivo sia stato centrato. I consigli saremo in grado di formularli con serenità alla fine di un trimestre d’uso della piattaforma.
Naturalmente procederemo con un censimento del gradimento e della valutazione del servizio da
sottoporre ai nostri stakeholders.
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